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          湖南現代物流職業技術學院合同管理辦法
          作者: 責任編輯:廖明 瀏覽: 發布時間:2016年06月15日 15:27

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          湖南現代物流職業技術學院文件

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          湘物院[2016]12

           

          湖南現代物流職業技術學院合同管理辦法

           

          第一章 總則

          第一條 為規范湖南現代物流職業技術學院(以下簡稱學院)各類合同行為,防范合同風險,維護學院合法權益,促進學院改革和發展,根據《中華人民共和國合同法》以及相關法律法規的規定,結合學院實際,特制定本管理辦法。

          第二條 本辦法所稱合同是指學院法定代表人或者學院法定代表人授權委托的代理人代表學院與自然人、法人或者其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的、涉及經濟權益的書面協議。

          第三條 學院合同管理實行統一管理,分類履行,責任到人,全面監督的制度。合同管理遵循防范風險和責權利相統一的原則。

          第四條 本辦法根據合同性質、標的大小及法律風險分為一般合同、重要合同、重大合同三類,按照學院統一管理、分類履行的合同管理體制,分別適用相應的合同管理程序。

          第五條經過招投標程序簽訂的合同依照《中華人民共和國招標投標法》等相關法律法規、政策規定要求執行。 

          第二章合同管理部門及職責

          第六條 學院黨政辦是合同綜合管理部門,負責協調合同具體承辦部門的合同管理工作,除明確分類管理的合同外,視學院綜合性合同的內容和性質決定其具體承辦部門。其主要職責如下:

          (一)負責統籌協調學院日常合同管理,指導學院合同具體承辦部門的合同管理工作;

          (二)負責管理學院合同審查審批流程;

          (三)負責組織協調學院相關部門、法務專家小組或校內、外法律顧問對重大合同和必要的合同進行論證和審核;參與解決合同糾紛與調解、仲裁與訴訟活動;

          (四)負責學院合同管理中的法律服務聯系工作;

          (五)負責合同用印章管理;

          (六)監督和考核各部門合同管理工作;

          (七)合同文本以及相關材料的保管和備案。

          第七條 合同具體承辦部門是指經學院法定代表人授權,代表學院起草、履行和管理合同的相關部門和單位。其主要職責如下:

          (一)負責合同項目的可行性研究和合同對方的資信調查。核實合同相對方的主體資格、資信情況、履約能力以及簽約代表的合法身份,對合同的真實性、合法性、可行性、效益性負責;

          (二)負責合同的談判、起草、審批、履行等工作。重大項目合同申請組織學院相關管理部門或工作小組對職責范圍內的合同事項按程序進行研究、論證、決策;

          (三)審核合同基本條款的完備情況;審核合同的內容是否與招投標文件或談判內容一致,是否符合學院相關規定;

          (四)具體負責本部門承辦合同的全面履行,部門主要負責人對合同管理負領導責任,分管領導是直接責任人,并確定專人作為合同管理人員。跟蹤合同履行情況,及時組織實施并處理有關問題,確保雙方權利、義務的實現和合同的順利實施;

          (五)對合同項目的經濟性、可行性、合法性及價款的合理性等負直接責任;根據合同履行中問題,提出解決問題的意見或建議;及時上報和處理合同糾紛,參加相關的合同糾紛的協商、調解、仲裁、訴訟活動;

          (六)嚴格合同的事前、事中、事后管理。年末總結上報部門全年度合同履行情況,編制學院合同匯總報表,連同相關資料,建立合同檔案,進行妥當保管。

          第八條 合同協辦部門是指協助合同具體承辦部門履行合同內容,承擔合同部分權利義務的相關部門和單位。其職責與合同具體承辦部門相同,并承當相應的合同管理責任。

          第九條 紀檢監察審計處是合同管理監督審查部門。堅持依照國家法律、行政法規和學院制度的規定, 堅持依法依規督查督辦原則,對合同的簽訂、履行開展督查督辦工作。其審查審批內容主要包括:

          ()合同的合法性。協助法律顧問審查合同是否符合國家法律、政策,審查合同是否符合學院的相關制度、規定;

          (二)合同程序的合法合規性。監察選擇合同對方簽訂合同的理由是否充分,相關程序是否到位,重大合同是否聽取了相關專家的意見和經過必要的規定程序;監察承辦部門對合同的履行是否正確、恰當。

          第十條 計財處是合同管理財務審查部門。主要審查審批經濟類合同條款是否符合相關財稅法律法規以及學院有關財經政策和財務管理規定;合同款項支付是否有經費來源保障;資金結算及付款方式是否合理、合法等內容。計財處同時負責審查學院合同履行是否符合預算計劃,經濟效益是否達到預期目標。

          第十一條 學院聘任校內法律顧問,負責協助管理合同的起草、審查、履行等工作。主要有以下職責:

          (一)協助草擬、制定、審查或者修改合同相關法律文書;

          (二)審查合同的法律形式是否完備。必要條款是否具備,內容是否合理合法,合同的違約責任及解決爭議的條款是否完整等;

          (三)根據學院合同管理職能部門要求,參與合同的磋商、談判,進行法律分析、論證等工作;

          (四)參與合同糾紛的調解、仲裁、訴訟等工作。

          學院也可聘請校外法律顧問。校外法律顧問根據學院職能部門的需要和申請,可參與合同的起草、修改和審核;參與重大合同談判;合同糾紛的調解、仲裁、訴訟;接受學院各職能部門的法律事務咨詢等活動。

          第十二條學院可根據合同管理工作需要成立法務工作小組,負責審議、論證合同的可行性、合法合規性;協助合同的起草、簽訂、履行等工作。法務工作小組原則上由黨政辦、紀檢監察處、計財處、法律顧問和相關工作部門人員組成。

           

          第三章 合同的起草和審查審批

          第十三條 合同具體承辦部門根據學院制定的標準合同文本和學校相關制度要求起草合同。起草合同前需要進行談判的,應及時向相關合同管理部門報告;合同談判涉及重大分歧或需要法律專業支持的,應聯系學院黨政辦協調法律專家參加。

          第十四條 合同在審查、審批之前,合同具體承辦部門應從維護學院利益的目的出發,對合同當事人的資質和履約能力進行調查,在對合作事項的可行性、合法性進行充分必要論證之后,再開展合同文本起草工作。

          第十五條 合同文本經審查需要修改的,合同起草單位應根據有關審查部門的修改建議,及時對合同進行修改,并送相關部門復查通過。合同文本通過審查但在簽訂前有異動的,應重新審查審批。

          第十六條 合同申報審查審批時,應做到合同主要條款明確,內容充實,材料齊全,手續完備。所有合同簽訂原則上應提前提交相關職能部門審查和審批,以保證審查充分,審批嚴格。

          合同承辦具體部門必須填寫《湖南現代物流職業技術學院合同審批表》,并與合同審查的原始材料一同按照審批表程序提交審查審批。

          第十七條 合同根據分類適用不同審查審批程序:

          (一)一般合同是指合同承辦部門在職能范圍內為從事正常業務所簽訂的標的額較小,金額在5萬以下,對學院發展影響較小的合同。一般合同需經必要的常規審查審批程序后,原則上由法定代表人簽訂,也可通過授權委托學院分管領導簽訂合同。

          (二)重要合同是指標的額較大,金額在5萬元以上,25萬元以下,或對學院發展可能產生較大影響的合同。重要合同需經過有關合同管理職能部門或學院法務專家小組對合同進行調查論證并提出意見之后,再經必要的常規審查審批程序后,原則上由法定代表人簽訂合同。

          (三)重大合同是指標的額大,金額在25萬元以上,或對學院發展可能產生重大影響的合同。包括以學院名義同外單位合作、共建或辦學等的合同;承包經營合同;對外投資、融資借款合同;房屋場地和重大設備租賃合同;無形資產轉讓合同等。重大合同的事項必須經過院務會或黨委會集體研究審議,原則上50萬元以下合同經院務會研究決定,50萬元以上合同經過黨委會集體審議決定;有關合同管理職能部門或學院法務專家小組對重大合同進行調查論證并提供論證報告,再經必要的常規審查審批程序后,由學院法定代表人簽訂合同。

          第十八條 合同管理部門主要負責人對審查后的合同文本簽署意見。合同內容涉及到多個職能部門的,須由相關職能部門會簽。相關部門對合同中與其相關的內容進行審查。

           

          第四章合同的簽訂、履行與變更

          第十九條 以學院名義簽訂合同,應一律采用書面形式。通過信件和數據電文(包括電報、傳真、電子數據交換和電子郵件)等就合同主要條款達成協議的,應當簽訂確認書,簽訂確認書時合同成立。

          第二十條 以學院名義訂立的合同,不得在空白文本上蓋章;原則上嚴禁以傳真的形式傳送雙方簽字蓋章的合同;禁止將我方先行簽字蓋章后的合同以信函、快遞的形式遞交對方簽字蓋章;如有特殊情況,須經院長批準。

          簽訂合同,一般應選擇我方注冊地的人民法院管轄。

          第二十一條 合同簽訂后,學院合同具體承辦部門應當建立合同檔案,根據黨政辦合同文本歸類編號,記錄合同簽訂時間、合同名稱、合同類別、合同金額、合同履行期限、對方單位、經辦人、審批簽署人、合同履行情況等有關信息,并報學院黨政辦登記備案。

          第二十二條 依法簽訂的合同,學院及合同具體承辦部門應當遵循誠實信用的原則全面履行合同義務,不得擅自變更或解除合同。合同具體承辦部門應及時跟蹤和了解合同相對方履行合同義務的情況,對合同執行情況進行動態監督,督促合同當事人依法履行合同。

          第二十三條 因情況發生變化或出現不可抗力需要變更或者解除合同的,學院合同具體承辦部門應在法律規定或合同約定的期限內先與對方進行協商,達成一致書面意見。合同的變更或解除,一律采用書面形式。

          變更或解除合同的程序依照簽訂合同的審查審批要求一致。變更合同提交審查、審批時,必須說明合同變更的理由、變更的內容、與原合同的關系等。合同變更后,合同編號不予改變。變更或解除后的合同納入本辦法規定的管理范圍。

          第二十四條 學院合同具體承辦部門應當妥善處理合同履行過程中出現的問題,遇履約困難或違約等情況應立即向學院匯報,匯報后及時以書面函件形式通知對方,并積極采取措施防止損失擴大;對合同雙方往來的文書以及便簽、便函等履行合同的憑據應當妥善保管,并納入本部門合同歸檔資料管理。

          合同具體履行人員應保存合同履行過程中所產生的相關材料。因保管不善造成不利后果或者故意銷毀、隱匿合同材料的,學院依據有關規定追究其責任。

          第二十五條 學院計財處負責合同履行的收付款工作,根據合同正本、合同承辦部門負責人簽章、驗收意見方和學院領導的審核意見可辦理財務結算。對具有以下情形的業務,計財處應拒絕付款并及時向院長報告有關情況:

          (一)發票或合同審批手續不完備的;

          (二)收付款單位與合同對方當事人名稱不一致的;

          (三)收付款方式或金額與合同內容不相符的。

          第五章合同糾紛的處理

          第二十六條 合同履行過程中如與對方當事人發生糾紛,應按合同約定、國家法律法規的有關規定妥善處理。合同糾紛發生后,合同承辦部門應及時將有關情況報學院,并立即組織專門工作小組或指派專人認真應對、妥善處理。

          重大合同應及時委托學院法律顧問參與糾紛處理;經協商仍無法解決的,報學院院長同意后,可提交上級主管機關、仲裁部門或人民法院依法處理。

          第二十七條 處理合同糾紛的原則是以協商為主,有理、有利、有節;以法律法規為準繩,以合同約定為依據,保障學院合法權益。

          第二十八條 合同糾紛處理完畢,合同承辦部門應將有關資料匯總、歸檔,以備查考,同時將處理情況書面報學院合同管理部門備查。

           

          第六章罰則

          第二十九條 有下列情形之一,未給學院造成損失的,對直接責任人或負有領導責任的負責人進行批評教育;給學院造成損失的,視其情節輕重和造成損失的大小分別給予不同的行政處分和經濟處罰:

          (一)學院合同承辦部門、合同管理人員、負責合同實施的有關單位和人員沒有按本辦法的規定履行職責的;

          (二)委托代理人超越學院法人授權委托權限簽訂合同的;

          (三)合同承辦單位、合同簽訂人未調查對方資信情況、未審查對方主體資格,給學院造成損失的;

          (四)應簽訂書面合同而未簽訂,給學院造成損失的;

          (五)丟失或者擅自銷毀合同和合同附件,以及合同履行過程形成的各種函件、單據的。

          第三十條 未經學院批準或者授權,擅自以學院名義簽訂合同的單位或個人,應對該合同承擔全部責任。給學院造成損失的,學院視情況追究單位負責人或有關責任人行政、經濟、法律責任。

          第三十一條 在簽訂、履行合同中失職、瀆職或以權謀私,損害學院利益的,依據有關法律、法規和學院規章制度規定追究當事人責任。

          第三十二條 學院內任何單位或個人不得擅自以學院名義對外提供擔保,擅自為他人提供擔保給學院造成損失的,由擔保人承擔經濟責任,并給予以紀律處分。

           

          第七章附則

          第三十三條 學院所有合同實行嚴格的檔案制度。凡歸檔的合同文件材料必須是原件。

          簽訂的合同在學院留存一式四份,供合同具體承辦部門、學院黨政辦、計財處、紀檢監察審計處存檔使用。

          第三十四條 學院黨政辦負責合同審批表的保管和歸檔,并將合同正本交檔案室由其匯總整理和歸檔。

          合同履行完畢或合同權利義務終止時,合同具體承辦部門應及時將履行、變更、解除合同的有關資料送黨政辦存檔。具體承辦部門合同管理負責人將屬于歸檔范圍的合同文件材料(合同執行的分期驗收材料、圖紙、標書、資產清單等)收集齊全,系統整理,經部門負責人審查后,于第二年上半年移交學院檔案室集中保管。

          第三十五條 合同存檔管理參照«湖南現代物流職業技術學院檔案管理辦法»。

          第三十六條 學院舉辦或設立的事業單位法人、獨資企業法人可參照本辦法管理合同事務。

          第三十七條 本辦法由學院黨政辦負責解釋。

          第三十八條 本辦法自公布之日起實施。

          附件:《湖南現代物流職業技術學院合同審批表》 

           

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