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          湖南現代物流職業技術學院公文處理規定
          作者:院辦 責任編輯:歐陽昌雄 瀏覽: 發布時間:2016年05月15日 22:00

          第一條為了及時貫徹上級有關指示精神,規范學院公文辦理,保證政令暢通,提高公文處理工作的科學化、制度化、規范化水平,做到準確、及時、安全、保密,特制定本規定。 

          第二條公文處理包括收文以及學院發文兩部分,常用公文的種類有:決定、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等。 

          第三條學院上級機關來文以及署名收件人是學院或黨政辦的外來文件(含傳真、電報、電子郵件等),均由院辦統一簽收、拆封、登記、分類處理。署名院領導親收件,交本人拆封,如收件人認為需按程序辦理的,可交黨政辦登記、辦理。對收件人不詳的來文,由黨政辦拆封后酌情處理。學院各職能部門直接收到或參加會議帶回的上級機關文件,均應先送黨政辦登記,辦理有關手續后再行辦理,不要直接簽批或橫傳。 

          第四條收發員收到上級有關文件,應當即轉交黨政辦檔案保密員,不能和報刊雜志混在一起傳遞,以免漏傳,誤傳或延傳。檔案保密員簽收后,應及時根據發文機關和機密等級,分門別類進行登記,交黨政辦主任處理。黨政辦主任根據文件內容和指示精神,在文件處理單上簽署批辦意見后交有關領導批閱或傳閱。一般不準將公文在領導人之間自行傳遞。 

          第五條收文處理的簽收、登記、分類、擬辦、批辦、承辦等各環節,都要加快節奏,提高辦文效率。黨政辦根據學院領導的批示,組織有關處室和人員,落實和執行上級有關指示精神,并負責催辦和查辦。前4項應在當日或者1個工作日以內完成;領導批示或圈閱也應盡快完成(原則上文件不能在院領導辦公室過夜,需要討論研究的重要事項或者特殊情況除外) 

          對于院領導批辦的或者黨政辦交辦的公文,有關部門和系部必須及時辦理,不得延誤、推諉。緊急公文和有辦理期限要求的公文,必須在規定期限前辦理完畢;無規定辦理期限的,一般在10個工作日內辦完。在辦文過程中,如確有困難不能按時完成,應及時向黨政辦申明理由,并將文件退回黨政辦,黨政辦再交送原閱批的院領導再批示。對于一般參閱文件,有關部門、系部自收到文件之日起,應在1個工作日內閱畢,送還黨政辦。 

          承辦部門到黨政辦簽收經院領導批辦的或者黨政辦交辦的公文原件,如公文涉密、承辦時間較長、部門認為有保存價值的,經黨政辦同意,可以復制公文原件和辦文單,加蓋黨政辦公章后視同正式公文辦理。 

          第六條我院常用發文字號的含義: 

          湘物院黨字——用于學院黨委綜合性、全局性的重要公文; 

          湘物院字——用于全院性、綜合性、重要性的公文,向上級機關和外單位行文; 

          湘物院紀審字-----用于學院紀檢監察審計工作方面的行文; 

          湘物院教字——用于學院關于教學管理工作方面的行文; 

          湘物院科字-----用于學院科研管理工作方面的行文; 

          湘物院學字——用于學院關于學生工作方面的行文; 

          湘物院人字——用于學院關于人事管理方面的行文; 

          湘物院財字——用于學院關于財務管理方面的行文; 

          湘物院辦字——用于貫徹執行院領導的指示,處理院辦職權范圍內的事項,按照院領導的指示對學院外行文。 

          第七條學院發文流程:(一)承辦處室擬稿,處室負責人審稿;(二)黨政辦核稿;(三)主管院領導審批(或會簽);(四)書記、院長簽發(五)黨政辦復核、編號、套紅、蓋章、封發、打印、存檔。在執行時經常需要對照的公文,既OA封發,也發紙質公文;有特殊保密要求或發文范圍局限的公文,只發紙質件。簽發人對公文在政治上、內容上、文字上的正確性負責。凡需要經會議通過的,必須按規定程序提交會議通過后再行簽發。會議紀要由會議主持人簽發。會議討論通過的規章制度,必須注明會議名稱和會議通過日期。 

          第八條學院的綜合性公文,由黨政辦公室會同有關部門共同擬稿。凡屬職能部門業務性、專業性公文,由職能部門擬稿。重要的公文,領導人要親自起草或者主持起草。有關部門和系部與學院聯合發文,文稿必須先送黨政辦審核,必要時由黨政辦送有關處室提出意見后,再送院領導審批。向上級的重要請示、報告,對上級交辦的重大事項的答復,下發綜合性、規范性文件,先由分管院領導簽署明確意見,再送書記、院長簽發。 

          第九條要精簡文件。學院實行OA無紙化操作,凡上級已經發文的不重復發文,領導講話不作文件印發,已經會議布置的工作不再發文。除黨政辦外,各處室不得對外行文。 

          第十條嚴格規范打印、復印公文。原則上所有公文均須經黨政辦簽字后,在學院文印室打印、復印,沒有黨政辦簽字,任何公文不得在院外打印、復印。 

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